Comparatif
Cotarel ou le tableur de relecture des relevés, que choisir
Beaucoup d’infirmiers libéraux ont un fichier: une colonne par mois, les séances recopiées à la main, quelques formules pour repérer les journées à deux actes. C’est une démarche sérieuse, et elle vaut mieux que rien. La question n’est pas de savoir si un tableur peut trouver des anomalies, il en trouve. Elle est de savoir combien de familles de règles il couvre, en combien de soirées, et ce qu’il reste quand la caisse écrit.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Cotarel | le tableur de relecture des relevés |
|---|---|---|
| Mise en route | Dépôt des relevés, rapport chiffré sous 24 heures ouvrées | Plusieurs soirées pour saisir et fiabiliser un mois |
| Règles appliquées | 148 règles de la NGAP et du code de la sécurité sociale | Celles que vous avez pensé à traduire en formule |
| Référence du texte | Article cité sur chaque anomalie, citable devant le praticien conseil | À retrouver soi-même à chaque discussion |
| Cumul AMI et AIS | Contrôlé par patient et par journée, cas particuliers compris | Dépend d’un tri manuel par date, fragile sur douze mois |
| Abattement du deuxième acte | Vérifié sur chaque séance à actes multiples | Le plus souvent contrôlé sur un échantillon |
| IFD et IK | Distance depuis le cabinet et tournée entière | Rarement modélisé dans une feuille de calcul |
| Forfaits BSA, BSB et BSC | Confrontés au bilan, à la prescription et à la charge documentée | Hors de portée d’un tableau de lignes |
| Position dans le département | Score de risque sur cinq indicateurs de profil | Aucun point de comparaison disponible |
| Sortie vers la caisse | Fiche de régularisation et courrier de remboursement spontané | Un tableau à recopier dans un courrier à écrire |
| Coût | 149 euros HT l’audit, 24 euros HT par mois en veille | Gratuit, hors le temps de tournée qu’il consomme |
Le tableur voit des lignes, la nomenclature juge des séances
Une feuille de calcul est excellente pour additionner et pour trier. Elle est mauvaise pour raisonner sur un objet composite: un patient, une journée, l’ensemble des actes, des majorations et des déplacements portés ce jour-là. Or c’est exactement la maille sur laquelle la NGAP raisonne. Reconstruire cette maille dans un tableur demande des formules imbriquées que personne ne maintient sur trente six mois de facturation.
C’est pour cette raison que les fichiers maison trouvent presque toujours la même chose: les cumuls d’actes les plus visibles, parfois l’abattement du deuxième acte. Les déplacements, les majorations conditionnelles et la cohérence des forfaits de bilan de soins restent en dehors, alors qu’ils représentent une part importante des sommes reprises dans les rapports que nous produisons.
Le coût réel d’un tableur se mesure en soirées
Un fichier gratuit reste gratuit tant qu’on ne compte pas les heures. Saisir un mois de relevés, contrôler la saisie, faire tourner les formules et vérifier les faux positifs prend une soirée, parfois deux. Sur douze mois, la relecture devient un projet, et le projet finit rangé au troisième mois, en général au moment où la tournée s’allonge ou où un associé part en congés.
La veille mensuelle inverse ce rapport. Le dépôt des relevés prend quelques minutes, le rapport arrive le lendemain et ne signale que ce qui a bougé depuis le mois précédent. Ce n’est pas une différence de confort, c’est ce qui fait qu’une relecture tient toute l’année au lieu de s’arrêter au premier imprévu.
Devant le praticien conseil, la référence compte autant que le calcul
Un tableur produit un écart. Un rapport d’audit produit un écart, la règle qui le fonde et l’endroit du texte où elle se trouve. La différence apparaît le jour de l’entretien: on ne discute plus de votre lecture des séances, on discute de l’application d’un article, ce qui est un terrain beaucoup plus tenable pour un professionnel de santé.
La même logique vaut avec votre comptable ou votre organisme de gestion agréé. Un tableau de chiffres sans référence les oblige à refaire le travail. Une liste d’anomalies référencées, avec le montant par famille de règles et le tableau des séances concernées en annexe, leur permet d’intervenir directement sur la stratégie de régularisation.
Quand l’alternative reste le bon choix
Le tableur reste le bon choix si votre activité est très homogène, quasiment mono acte, avec peu de patients et peu de déplacements: dans ce cas, deux ou trois contrôles simples couvrent l’essentiel de votre risque. Il reste aussi supérieur à tout le reste pour une chose: comprendre soi-même la règle en la manipulant. Beaucoup de nos utilisateurs ont commencé par un fichier, et c’est ce fichier qui leur a fait mesurer ce qu’il ne voyait pas.
Le verdict
Si vous cotez peu d’actes différents et que vous relisez déjà vos relevés chaque mois, gardez votre fichier. Si vous avez du nursing, de la dépendance, des forfaits de bilan de soins, des remplaçants ou une tournée étendue, le tableur laissera passer les familles de règles qui pèsent le plus lourd. L’audit rétrospectif à 149 euros HT tranche la question en vingt quatre heures ouvrées, et il est remboursé si le moteur ne relève rien.
Questions frequentes
- Peut-on importer mon fichier existant dans Cotarel ?
- Ce n’est pas nécessaire. Le moteur travaille directement sur vos relevés mensuels d’activité et d’honoraires, en PDF ou en CSV, ou sur l’export du journal des feuilles de soins électroniques. Votre fichier garde son utilité comme carnet de suivi personnel, mais il n’a pas besoin d’être ressaisi pour lancer un audit.
- Mon tableur trouve déjà des erreurs, est-ce que cela suffit ?
- Cela prouve que la relecture est utile, pas qu’elle est complète. La question à se poser est de savoir combien de familles de règles votre fichier couvre réellement: cumuls, abattement, indemnités de déplacement, majorations conditionnelles, cohérence des forfaits de bilan de soins. Un audit vous dit lesquelles manquaient et ce que cela représente en euros.
- Le rapport est-il exploitable par mon comptable ?
- Oui. Le tableau des sommes concernées s’exporte pour un comptable ou un organisme de gestion agréé, avec le détail par famille de règles et les séances en annexe. Une version où les identifiants de patients sont remplacés par un numéro d’ordre permet de partager le dossier sans transmettre plus que nécessaire.
Cotarel ou le tableur de relecture des relevés, que choisir
Si vous cotez peu d’actes différents et que vous relisez déjà vos relevés chaque mois, gardez votre fichier. Si vous avez du nursing, de la dépendance, des forfaits de bilan de soins, des remplaçants ou une tournée étendue, le tableur laissera passer les familles de règles qui pèsent le plus lourd. L’audit rétrospectif à 149 euros HT tranche la question en vingt quatre heures ouvrées, et il est remboursé si le moteur ne relève rien.